Внедрение и использование Системы электронного архива комментирует Станислав Яценко, начальник отдела СЭА ОАО “СУЭК”

О важности

Системы бухгалтерского и налогового учёта есть и будут, а вот корректность и сроки обработки бухгалтерских документов в первую очередь зависят от того, насколько быстро они были доставлены, например, из отдела оперативного учёта Владивостока до Красноярска. Именно за это отвечает система электронного архива (СЭА). Если раньше компания тратила значительные средства и время на пересылку документов, причём вес пересылаемых или перевозимых документов исчислялся тоннами, то теперь передача отсканированных документов, поиск и передача внешним системам происходит в электронном архиве в режиме реального времени. За счёт этого в компании сократился сбор консолидированной отчётности с 10 до 3 дней. Доступ к документации в регионах, подготовка и сдача отчётности в центральное подразделение осуществляются в режиме online, а стоимость подготовки к налоговым проверкам сократилась в 15 раз.

О пользователях

СЭА была изначально внедрена и сейчас используется для бухгалтерии и финансовых служб. В такой огромной структуре как СУЭК работает очень много бухгалтеров, и инновация, направленная на улучшение труда этих специалистов, призвана повысить скорость их работы и гарантировать достоверность результата. Электронный архив служит во многом тому, чтобы документы готовились с минимальной нагрузкой на людей из функциональных подразделений. Отделы оперативного учёта в регионах получают документы и пакеты документов по различным направлениям — это и материальные ценности, и инвестиции, и операционная деятельность и так далее. К тому же, менеджеры размещают документы в системе для того, чтобы сотрудники в Красноярске их проверили, произвели действия в учётной системе, для оформления взаиморасчётов между предприятиями. Масштабирование СЭА на кадровые подразделения, интеграция с SAP HR позволили максимально быстро обрабатывать кадровую документацию — день в день. Иными словами, мы старались свести к минимуму действия пользователей, чтобы вручную они ничего не вводили, а распознавание шло с использованием штрих-кодовых меток.

С самого начала использовались стандартные модули интеграции САПЕРИОН с системами 1С и SAP, которые позволяли получать доступ к документам из интерфейсов учётных систем. Интеграция предполагает обмен данными между системами: можно узнать, какие документы размещены, собрать данные об их «подчинённых» документах и так далее. Специалист в состоянии получить всю актуальную информацию: какие документы по договору были порождены, счета-фактуры, акты сверки, приказы. Это очень удобно, в том числе для аудита.

О хранении

Общий объём документов в электронном архиве составляет 4ТБ в сжатом виде, что позволяет экономить на накопительных аппаратных мощностях — система обладает собственным алгоритмом архивирования, который обеспечивает компрессию на уровне 60?80% от изначального объёма документа.

О статистике

Каждый месяц в систему загружается более 500 000 документов. Сейчас в САПЕРИОН хранится более 29 миллионов документов различных форматов — отсканированные образы, документы офисных приложений и так далее. Систему постоянно используют более 1 000 сотрудников финансовых подразделений по всей России.