В дочерних предприятиях ОАО «НЛМК» внедрён электронный архив

Производственная мощность ОАО «НЛМК» составляет около 12,4 миллионов тонн сырой стали ежегодно. В Учётном центре компании обрабатывается соответствующее количество первичных бухгалтерских документов. Задачи автоматизации процесса поступления электронных копий “первички”, управления ими, а также надёжного структурированного хранения документов бухгалтерии в дочерних предприятиях ОАО “НЛМК” решены с помощью системы электронного архива (СЭА).

В настоящее время крупные предприятия активно используют инструменты, позволяющие чётко и в режиме реального времени контролировать все составляющие корпоративного капитала, и в первую очередь его финансовую часть. Информационные системы, призванные автоматизировать бухгалтерский учёт, внедрялись в промышленных компаниях одними из первых, поскольку именно финансовая информация играет важнейшую роль в планировании и прогнозировании деятельности организации, оперативно-техническом и статистическом анализе, налогообложении и так далее. Однако учётных данных по “первичке”, содержащихся в одноимённых системах, оказывается недостаточно, в том числе при проведении налоговых и аудиторских проверок, а также для осуществления внутреннего контроля.

Система электронного архива, обеспечивающая доступ к электронным копиям бухгалтерских документов и их просмотр сотрудниками непосредственно из действующей на предприятии учётной системы, сегодня внедрена в таких крупных холдингах, как ОАО “СУЭК”, ТНК-BP, ОАО “ОМК-Аудит”. В качестве платформы в этих компаниях используется ECM-система САПЕРИОН. Она же стала основой для проектного решения по созданию электронного архива, объединяющего документацию из восьми структурных подразделений ОАО “НЛМК”.

СЭА, распространённая на “дочки” Новолипецкого металлургического комбината корпорацией ЭЛАР, обеспечивает перевод в электронный вид массива бумажных документов, помещение в электронный архив скан-образов документов и их регистрационных данных.

За семь месяцев работы в систему уже загружено около 80 000 документов. Функционал СЭА полностью соответствует требованиям, предъявляемым промышленными холдингами к современным решениям по управлению корпоративной информацией. В частности, надёжное хранение электронных копий бумажных и электронных документов, многопользовательский доступ в соответствии с политикой безопасности, маршрутизацию, формирование отчётов о помещённых в электронный архив бумажных документах.

Одной из важнейших задач, решаемых СЭА, является её интеграция с бухгалтерской системой 1С, действующей в нескольких филиалах предприятия. Отныне 150 пользователей 1С, подключённых к электронному архиву, обращаются к документам непосредственно через интерфейс бухгалтерской системы. Привязка бухгалтерских документов из электронного архива к учётным данным осуществляется средствами уникальных идентификаторов (штрихкодовых меток).

Открывая созданный и сохраненный в учётной системе документ, специалисты получают возможность просматривать в специальном окне весь комплект связанных с ним документов, которые находятся в электронном архиве: электронный образ самого документа (счёт-фактура, накладная и т.п.) и электронные образы сопроводительных документов (акт, договор, служебная записка и т.п.). Система электронного архива в ОАО “НЛМК” обеспечила переход на удобную автоматизированную работу с электронными копиями при выполнении трудоёмких задач подбора документов для камеральных и выездных проверок, а также стала залогом улучшения условий труда бухгалтерских специалистов, повысив скорость их работы и гарантировав достоверность результата.