От учета и управления — к контролю

О зрелости промышленного предприятия с точки зрения корпоративной автоматизации до недавнего времени можно было судить по наличию или отсутствию в нем ERP-системы. Именно Enterprise Resource Planning смогли стать для бизнеса интегрированной комплексной информационной платформой, с помощью которой задачи, возникающие в процессе управления компанией, автоматизировались бы не изолировано друг от друга. Однако сегодня внимание компаний все чаще фокусируется на Enterprise Content Management, способных "работать" с неструктурированными данными. Дело в том, что в информатизации промышленных холдингов наступил переломный момент, когда важными становятся не только вопросы стандартизации и учета, но и контроль эффективности и прозрачности применения значимых для бизнеса сведений.

Эволюция в автоматизации

В числе первых информационных систем, которые начали внедряться на предприятиях, были системы автоматизации бухгалтерского учета. Именно бухгалтерская информация, широко используемая в оперативно-техническом и статистическом учете, налогообложении, планировании и прогнозировании деятельности компании, должна была в первую очередь отвечать требованиям достоверности и оперативности. Изначально отдельные задачи бухгалтерского учета автоматизировались изолированно друг от друга, но с развитием программного обеспечения системы стали интегрированными.

Намерение существенно снизить издержки произ­водственных процессов привело к внедрению на предприятиях MRP(Material Requirements Planning). Системы планирования требований на материалы позволили оптимально загружать мощности, закупать именно столько сырья и материалов, сколько необходимо для выполнения текущего плана заказов и обработки за соответствующий цикл производства. Следующее поколение средств автоматизации — MRP II дали возможность учитывать и анализировать все коммерческие и производственные события. MRP II представляли собой уже комплексные системы, когда пользователи, работающие в различных направлениях, обращались к общим справочникам и базами данных. На смену MRP II пришел новый стандарт — ERP. В отличие от своих предшественников, используемых для планирования исключительно ресурсов производства, Enterprise Resources Planning занимаются планированием всех ресурсов предприятия ­— от средств поддержки принятия решений до управления финансами и персоналом.

Однако функционал ERP, нацеленный на выполнение четко формализованных процедур, высокую скорость одновременного создания документов и справочной информации сотнями пользователей, не распространяется на неструктурированные сведения. Между тем, количество неструктурированной информации в организациях составляет примерно 1/4 от всего объема данных. Именно информация сегодня приобретает ключевое значение не только в вопросах управления предприятием, но и контроля над его деятельностью.

Прозрачные финансы

Промышленными холдингами сегодня оказываются востребованы решения, которые в состоянии существенно дополнить Enterprise Resource Planning, поскольку действие систем этого класса, как уже было отмечено, не затрагивает слабоструктурированной и неструктурированной информации. Между тем, ее объем в организациях настолько велик, а специфика такова, что возможностей традиционных СЭД также оказывается недостаточно.

Фокус внимания бизнеса смещается в сторону систем ECM — Enterprise Content Management. Они помогают получать, консолидировать и анализировать информацию из различных филиалов и подразделений. Речь идет, в частности, об оперативном управлении и контроле над финансами в условиях, когда несколько компаний с различными сферами деятельности объединены под общим управлением.

ОАО "Сибирская Угольная Энергетическая Компания" (ОАО "СУЭК") — крупнейшее в России угольное предприятие, входящее в десятку лидеров мирового угольного рынка. Компания представляет собой территориально распределенную структуру, насчитывающую 70 дочерних обществ, расположенных в Красноярском, Приморском и Хабаровском краях, Иркутской, Читинской и Кемеровской областях, в Бурятии и Хакасии. Значительное количество ежедневных отгрузок приводит к соответствующему объему бухгалтерских проводок и первичных бухгалтерских документов. Необходимость периодического формирования ответов на запросы Федеральной налоговой службы при проведении различных проверок привела к тому, что бухгалтерия ОАО "СУЭК" вынуждена была решать проблемы быстрого получения заверенных копий первичных бухгалтерских документов.

Также перед холдингом стояла задача, чтобы все территориально удаленные предприятия могли поддерживать общие учетные процессы и вести общий бухгалтерский учет, обеспечивая таким образом финансовую прозрачность. Организация электронного архива для хранения бухгалтерско-финансовой документации позволила повысить эффективность управленческой деятельности благодаря четкой стандартизации учетных процессов в рамках всего объединения, улучшению качества и сок­ращению сроков подготовки отчетных данных. Так, сбор консолидированной отчетности сократился с 25 до 6 дней. Доступ к документации в регионах, подготовка и сдача отчетности в цент­ральное подразделение осуществляются в режиме on-line, а стоимость подготовки к налоговым проверкам сократилась в 15 раз.

Электронный архив финансовых документов холдинга, построенный на базе системы САПЕРИОН, был интегрирован с SAP R/3 и более чем с 30 версиями 1C. Развитием системы электронного архива стала централизация всех учетных процессов в общем центре обслуживания (ОЦО). Для всех компаний холдинга унифицированы процессы ввода, хранения и истребования копий документов.

Потенциал развития

Предприятиям необходимы инструменты, поз­воляющие четко и в режиме реального времени контролировать все составляющие корпоративного капитала, в том числе такие нефинансовые компоненты, как недвижимое имущество и интеллектуальная собственность. Значительную роль в управлении этими активами играет документационная поддержка, которую не в состоянии обеспечить ERP-системы. Даже если первичная информация из документов содержится в учетных системах, в любой момент может возникнуть необходимость предоставления самого документа — в бумажном или электронном виде.

Именно поэтому, для организации возможности постоянного учета, контроля и управления документацией на объекты недвижимого имущества в дочерних обществах ОАО "Газпром", было принято решение о создании территориально распределенной системы электронного архива. Проект реализован более чем в 60 дочерних обществах ОАО "Газпром". В результате созданы информационные ресурсы соответствующих фондов документации и организован информационный обмен электронными копиями документов между дочерними обществами и Администрацией ОАО "Газпром".

Подобные проекты обладают большим потенциалом развития и интеграции с различными прог­раммными продуктами. Кроме того, на их основе в крупных промышленных предприятиях могут быть созданы многофункциональные сис­темы, способные поднять автоматизацию под­разделений и филиалов холдинга на новый уровень. В частности, речь идет об электронных архивах документации ремонтно-эксплуатационных служб, отделов подготовки и проведения тендеров, создании единого ресурса научного аппарата.

Таким образом, поскольку учетные функции у большинства крупных промышленных холдингов так или иначе решены, их автоматизация не закрывает всех потребностей бизнеса. ECM реализуют документационное обеспечение всей деятельности предприятия за счет создания электронного архива документов, его защиты и предоставления в доступ пользователю, в том числе через системы документооборота и ERP. Enterprise Content Management сегодня не является альтернативой современной информационной системе управления предприятием, но должна стать ее неотъемлемым дополнением.