Оптимизация бизнес-процессов: равнение на документы

Оптимизация внутренних бизнес-процессов остаётся одной из важнейших задач в большинстве компаний. Решить её призваны информационные системы, способные описать и оптимизировать внутренние регламенты, а затем автоматизировать и контролировать их.

Процедуре оптимизации бизнес-процессов в компании предшествует описание существую­щей ситуации и формализация фактических регламентов и процедур. Важно, чтобы описание будущей модели основывалось на чётком и едином понимании возможностей используемых информационных сис­тем и роли документов. Начиная процесс описания, необходимо определить и закрепить, какие элементы из их окружения необходимо описать. Речь, прежде всего, идёт о ролевой и организационной структурах, поддерживающих бизнес-процесс, а также об информацион­ных системах и документационных массивах, используе­мых в нём. В описании также нужно учесть операционные риски, ключевые показатели и требования к информационным системам.

Начиная создавать модели процессов, нужно понимать, какие документы будут формироваться на их основе. Если в дальнейшем требуется создавать должностные инструкции с нормированием отдельных операций по времени, то надо при описании процессов сразу заполнять атрибуты времени исполнения операций, иначе их придётся уточнять впоследствии. При необходимости получения технического задания на внедрение информационной системы, следует жёстко ограничивать вариан­ты условных переходов и детализировать описание документов до уровня полей, чтобы при формировании документов не требовалось дополнительных уточнений. Именно поэтому перед тем, как начать создание моделей процессов, надо определить перечни итоговых документов. С учётом этой информации требуется создать методологию описания бизнес-процессов, следуя которой можно будет в проекте получить необходимые материалы.

Многие предприятия сегодня, автоматизировав ключевые бизнес-процессы, добились повышения управляемости и уровня исполнительской дисциплины. Происходит это за счёт сквозного контроля работы и исполнения поручений на всех уровнях подчинения. Сотрудники начинают понимать собственную роль, значение своего подразделения и долж­ности в общем производственном движении и в системе целей компании, что не может не сказаться положительно на улучшении результатов их труда. Руководство же, благодаря оперативному получению информации, приобретает эффективный механизм контроля и отслеживания положения дел в компании.

Большинство компаний, проводя системную автоматизацию деятельности, в первую очередь ориентируются на системы ERP. Однако, для предприятий, внедривших их у себя, задача автоматизации не перестаёт быть актуаль­ной в силу того, что учётные системы не прис­пособлены для управления неструктурированной информацией. Необходимо не только структурировать и закрепить маршруты работ в рамках бизнес-процессов, но и обеспечить структуризацию информационных потоков. Для этих задач есть специализированные системы классов Business Process Management Systems (BPM) и ЕСМ, причём последние являются, по сути, составляющей частью BPM.

Наиболее просто это сделать, если перевес­ти документы в электронный вид и применить для них шаблоны. Так существенно сократится число циклов согласования, и будет синхронизирована работа различных подраз­делений. Функциональные возможности современных BPM-систем позволяют осуществить полностью автоматизированную загрузку документов из различных источников. Благодаря этому на каждом этапе бизнес-процесса доступна не только учётная информация, но и сам документ, аутентичность и неизменяемость которого также обеспечена средст­вами системы.

Закрепление оптимизированных процедур путём их регламентации и автоматизации, а также их непрерывного совершенствования по отдельному управленческому циклу, поз­воляют уменьшить стоимость, улучшить качество и ускорить время исполнения бизнес-процессов. Однако, согласно исследованию Gartner, две трети предприя­тий при внедрении систем автоматизации бизнес-процессов планируют вносить изменения в процессы не реже двух раз в год, а 18 % предполагают осуществлять трансформации каждый месяц. В результате "цементирование" бизнес-процессов в информационных системах может обернуться тем, что у компании уйдёт длительное время на внед­рение актуальных изменений. У типовых учётных приложений степень информационной поддержки процесса с их использованием дос­таточно низкая. Между тем, прогрессивное BPM-решение способно поддержать работу как с типовыми маршрутами, так и со специализированными, которые представляют собой неструктурированный набор процедур, характеризующихся частой сменой условий процесса. В таких системах полностью поддерживается одна из самых популярных в мире нотаций моделирования бизнес-процессов — BPMN 2.0 (Business Process Modeling Notation).

Таким образом, ключевыми элементами при расчёте эффективности проекта по оптимизации бизнес-процессов являются операционная эффективность, определённость и контро­лируемость правил ведения бизнеса, а также возможность их быстрого изменения. Модели процессов в любом случае должны ориентироваться на различные предметные области, а информационные системы играют в этом вопросе далеко не второстепенную роль.