Как ускорить обработку финансовых документов в ОЦО

Стратегии, при которой повторяющиеся вспомогательные бизнес-процессы выводятся из подразделений или предприятий холдинга, и концентрируются в общем центре обслуживания, гарантирован успех только при одном условии. Если централизованная обработка документов будет осуществляться с очень высокой скоростью. В группе «ФосАгро» (10 территориально распределенных агрохимических предприятий) проект по созданию Центра обслуживания (ЦО) стартовал в июне 2014 года. В это время в холдинге утверждаются целевая численность и организационная структура ЦО, разрабатывается классификатор процессов и прочий набор унифицированных процедур по использованию данной модели. Параллельно идет проект по внедрению системы электронного документооборота, в рамках которого было предусмотрено создание электронного хранилища. «Мы решили, что не будем изобретать велосипед, и в СЭД будем хранить и электронные документы, и скан-копии, - рассказывает директор ЦО «ФосАгро» А. Н. Гусарин, - но через два месяца нам стало ясно, что это невозможно». Чтобы в запланированный срок открыть ЦО, в компании принимается решение о внедрении системы электронного архива (СЭА). Электронный архив должен обеспечивать полную и своевременную обработку первичной документации, передающейся между предприятиями группы, унификацию процессов взаимодействия между предприятиями и ЦО, ускорить процессы предоставления отчетов при проведении аудита, наконец, повысить эффективность работы сотрудников, снабдив их актуальной и достоверной информацией и документами. К выбору подрядчика для внедрения СЭА в качестве основы функционирования ЦО в «ФосАгро» подошли тщательно. Корпорация ЭЛАР, благодаря огромному опыту реализации аналогичных проектов на ПО Саперион, осуществила внедрение СЭА по технологии «Быстрый старт». Система была запущена менее чем за 2 месяца. За 1,5 месяца реализован базовый функционал электронного архива, проведено первичное обучение и организован ввод документов. На втором этапе проекта внедрения организованы территориально распределенные точки сканирования и ввода данных в центрах учета: городах Балаково, Волхов, Кировск и Череповец; проведена интеграция электронного архива с учетными системами (1C, Oracle E-Business Suite). В настоящее время в ЦО выведен функционал департамента бухгалтерского учета, департамента по работе с персоналом, департамента казначейских операций и департамента налогообложения. Автоматизация подразделений выполнена в зависимости от процессов департамента и специфики обрабатываемой им документации. География и структура ЦО следующие: в Череповце расположены бэк-офис, служба поддержки, фронт-офис, обслуживающий местные предприятия; фронт-офисы базируются в Кировске, Волхове и Балаково. Численность сотрудников составляет 347 штатных единиц. Сотрудники предприятий, отвечающие за формирование пакетов документов, передают их во фронт-офисы. Специалисты фронт-офисов проверяют документы, наносят штрих-код, сканируют, индексируют и загружают документы в систему электронного архива. Пользователи электронного архива присваивают статус документам на каждом этапе их обработки. Так, после создания учетной карточки в ней выставляется статус «передано в БО», предполагающий, что дальнейшая обработка будет осуществляться в бэк-офисе. Сотрудник бэк-офиса отслеживает появление новых документов и берет их в обработку. Если же необходима доработка (передан нечеткий скан-образ, в карточке указаны некорректные данные, требуется оригинал) документ возвращается во фронт-офис со статусом «передано на доработку в ФО». Специалисты бэк-офиса осуществляют операции в корпоративной учетной системе на основании просмотра скан-образа из электронного архива. После завершения операций в регистрационной карточке устанавливается соответствующий статус – «обработано», а бумажный документ передается из фронт-офиса в архив. Система электронного архива автоматически создает и отправляет извещения о завершении этапов обработки документа всем заинтересованным сотрудникам предприятия. «Мы довольны возможностью работать с графическими образами и отсутствием бумажных документов, которые остаются во фронт-офисе. Благодаря оповещениям, приходящим по электронной почте, наши специалисты всегда осведомлены о поступлении новых данных на обработку, что ускоряет рабочий процесс и повышает его эффективность», - комментирует процесс специалист департамента по работе с персоналом ЦО «ФосАгро» А.И. Лужинская. Благодаря внедрению автоматизированы операции ключевых учетных департаментов. «Столы бухгалтеров больше не завалены бумагой. Специалисты департамента бухгалтерского учета работают исключительно с электронными образами. Очень удобно и то, что наши коллеги из департамента налогообложения отныне не обращаются к нам для подбора отчетных документов, а сами находят необходимые для предоставления в ФНС данные в электронном архиве. Обеспечена сохранность документов и безопасный доступ к информации», - дает свою оценку проекту С.В. Дмитриева, заместитель директора департамента бухгалтерского учета ЦО «ФосАгро». В компании намерены развивать функционал системы электронного архива. В частности, планируется разработка раздела, отвечающего за регистрацию и обработку запросов на предоставление электронных копий документов в налоговые органы. Предполагается возможность осуществления параллельной обработки кадровой документации, маршрутизации по нескольким подразделениям и исполнителям; дедупликация документов в кадровом архиве. Также запланированы подключение к системе электронного архива московского офиса, интеграция Саперион с СЭД и системой юридически значимого электронного документооборота.