Говорим «документооборот», подразумеваем — мобильность

Если говорить о складывающейся на отечественном рынке практике корпоративной мобильности, то анализ развития систем электронного документооборота (СЭД) и их применения представляется наиболее целесообразным. С одной стороны, продукты этой категории уже имеют богатую историю внедрений на российских предприятиях, с другой — они, быть может, больше других популярных систем корпоративного уровня сейчас тяготеют к мобильности. На вопросы небольшой анкеты, составленной редакцией Intelligent Enterprise, ответили представители четырех компаний, традиционно занимающихся системами документооборота. Это компании «ИнтерТраст», PayDox, ЭЛАР и «Электронные офисные системы». Респонденты дали также свои комментарии по поводу СЭД.

Функции для менеджеров и исполнителей

Прежде всего нас интересовало, какие функции в СЭД наиболее часто реализуются именно на мобильных платформах. Из шести предложенных вариантов ответов просмотр документов и осуществление формальных операций с ними (утверждение, наложение резолюций, указание доработки, перепоручение и пр.) назвали все участники опроса. Представляется, что такие акценты вполне ожидаемы: мобильный документооборот, равно как и ИТ-поддержка большинства видов управленческой деятельности, присутствующих сейчас на мобильных платформах, начинались с реализации функций, не предполагающих активной работы по вводу данных со стороны пользователя. Тем более, что в СЭД мобильность как отдельное направление стартовало со специализированного программного оснащения личных устройств высших менеджеров, которым при работе с документами прежде всего необходимы именно отмеченные функции. По признанию некоторых специалистов из числа ответивших на нашу анкету, данный акцент в их системах сохраняется и сейчас. «Редактирование документов на мобильных устройствах практически не используется, — утверждает Ирина Соколова, начальник отдела мобильных устройств компании “ИнтерТраст”. — Дисплей планшета для этого маловат, а кроме того, если мы говорим о мобильных приложениях СЭД для управленцев, то они в силу занимаемых должностей не часто редактируют документы самостоятельно. Руководители при работе с документами используют поручения и резолюции в паре с инструментами рисования». А вот Дмитрий Шмайлов, начальник отдела развития ECM-решений и сопровождения продаж корпорации ЭЛАР, все же отмечает функции редактирования, сканирования и автоматического ввода документов среди наиболее востребованных. На то, что возможность редактирования является необходимой характеристикой мобильного рабочего места в СЭД, обращает внимание и Елена Иванова, руководитель управления маркетинга компании «Электронные офисные системы».

По поводу сканирования представляется полезным отметить, что данная функция, наоборот, скорее ориентирована на исполнителей и, как и многие другие из этой категории, в случае промышленного применения требует мощных вычислительных ресурсов на самом устройстве либо стабильной связи высокого качества. В целом такая тенденция знаменует собой новый этап в развитии корпоративной мобильности как с точки зрения расширения категории пользователей, ориентированных на мобильную работу в различных бизнес-системах, так и с позиции новых технических возможностей решений. «Буквально пару лет назад мобильные приложения были прерогативой топ-менеджеров и менеджеров среднего звена, а сегодня это типовой инструмент для рядового сотрудника», — говорит Дмитрий Шмайлов. Такие функции, как оперативный контроль исполнения бизнес-процессов и работы сотрудников, а также принятие бизнес-решений, тоже были отмечены нашими респондентами.

«Относительно новым направлением развития мобильных приложений СЭД является автоматизация работы коллегиальных органов, — считает Ирина Соколова. — Эти возможности вполне вписываются в сферу принятия бизнес-решений».

Для себя, клиентов и партнеров

Второй вопрос был сформулирован следующим образом: «В каких сценариях преимущественно используются функции СЭД на мобильных устройствах?» Здесь, как нам кажется, мы предложили все варианты ответов из небольшого количества потенциально возможных. Актуальность использования функций СЭД в контексте мобильности при организации внутренних бизнес-процессов компании отметили все ответившие нам специалисты. Кроме внутренних процессов мы предлагали участникам опроса подчеркнуть степень значимости мобильных СЭД во взаимодействии с клиентами и с бизнес-партнерами. «Мобильные клиенты СЭД становятся популярны как для взаимодействия с заказчиками и партнерами, так и для обеспечения оперативного доступа к системам электронного документооборота собственных сотрудников», — утверждает технический директор PayDox Виктор Сенкевич.

«Безусловно, мобильная функциональность используется во внутренних бизнес-процессах. Она находит применение при взаимодействии с бизнес-партнерами внутри группы, но для непосредственного взаимодействия с клиентами решения нашей компании не применяются, поскольку мы как поставщик СЭД работаем в основном с внутренним управленческим документооборотом. И соответственно пользователями наших решений являются руководители, а не сотрудники “в поле”», — рассказала Ирина Соколова, подразумевая ИТ-системы компании «ИнтерТраст».

Отдельным вариантом ответа о потенциальных сценариях использования в нашей анкете стоял пункт «взаимодействие с контролирующими, регуляторными и иными государственными организациями», где мы имели в виду работу сотрудников с обеих сторон взаимодействия — государства и бизнеса. По словам начальника отдела мобильных устройств «ИнтерТраста», среди клиентов компании насчитывается несколько десятков государственных организаций, включая региональные правительства и администрации, где СЭД используются для взаимодействия в рамках системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

«Если организация является участником МЭДО и в ней внедрены мобильные рабочие места СЭД, то на планшеты ее руководителей попадают документы, поступившие из вышестоящих органов, а также отчеты об исполнении из нижестоящих структур», — утверждает она.

Что мы готовы ценить

А что заказчик больше всего ценит в СЭД, работающей на мобильном устройстве? Именно об этом был наш следующий вопрос к поставщикам ИТ-решений. Начнем опять-таки с единственного варианта ответа, который отметили все респонденты. Это простота и понятность пользовательского интерфейса. Пункт «максимально полный функционал» отметили двое. «До последнего времени главным для заказчиков было получить полный функционал. Теперь все больше внимания уделяется уменьшению стоимости эксплуатации и простоте интерфейса, иногда даже в ущерб “навороченному” функционалу», — так объяснил сложившуюся на сегодня ситуацию Виктор Сенкевич, представляющий компанию PayDox.

И наконец, никто из участников не отметил значимости удобных инструментов класса self-service для установки/апгрейда приложений, то есть того, что, казалось бы, важно для любого пользователя. Сами поставщики мобильных СЭД и других корпоративных ИТ-систем, способных работать с мобильными рабочими местами, созданием таких инструментов, как правило, не занимаются. Но практически во всех серьезных системах класса Mobile Device Management (MDM), которые уже активно внедряются в том числе и на отечественном рынке и призваны создавать внутрикорпоративные хранилища приложений наподобие AppStore или GooglePlay, такие средства есть. Да и практика активного использования девайсов для личных целей не оставляет сомнения в том, что эти возможности пользователю должны быть очень хорошо знакомы. Некоторые ответившие как наиболее ценные свойства мобильного формата СЭД назвали также качество и стабильность коммуникаций и независимость от используемой платформы. При этом надо признать, что реализация таких характеристик от производителей СЭД зависит в меньшей степени, нежели в случае, когда заказчик требует функционального наполнения или удобного для него пользовательского интерфейса. Ирина Соколова по этому поводу высказалась так: «Простой и понятный мобильный интерфейс — это то, что ценят все наши заказчики без исключения. Что касается коммуникаций, то слабые каналы связи до сих пор представляют определенную проблему, хотя это зона ответственности мобильных операторов. Единственное, что можно посоветовать заказчикам, — регламентировать использование контента на мобильных устройствах».

Дмитрий Шмайлов из компании ЭЛАР отметил также, что наряду с интуитивно понятным интерфейсом «… заказчики больше всего ценят offline­доступ, возможность работать с документами в любой точке мира без привязки к офису и без подключения к Интернету».

Мобильность и ее окружение

Как и любой важный ИТ-инструмент, для эффективного развития мобильные СЭД требуют некоторого окружения в виде ИТ-систем других классов. Понятно, что при разных задачах, разных взглядах на автоматизацию со стороны бизнеса и разном контингенте пользователей акценты также будут различными. И это как раз то, что мы хотели выяснить в одном из вопросов нашей анкеты. Одним из предложенных нами вариантов были средства унифицированных коммуникаций, и предлагая его, мы имели в виду, что расширенные возможности работы с документами, часто обеспечивающие к тому же поддержку процесса в реальном времени, могут потребовать оперативных инструментов коллективной работы самого разного формата. Эти инструменты и собраны сейчас под единым термином Unified Communications. Данный пункт отметил только Дмитрий Шмайлов. Кроме того, по мнению большинства опрошенных крайне важно иметь инструменты обеспечения безопасности при передаче и хранении данных.

В качестве смежного ИТ-инструмента в одном из вариантов ответов мы предложили средства In-App Analytics, о которых сейчас много говорят в западной прессе именно в контексте развития корпоративной мобильности, но пока не очень-то слышно у нас. Речь идет о встроенных в приложения функциях, позволяющих в реальном времени отслеживать действия пользователя с мобильным девайсом и собирать соответствующую статистику. В корпоративном формате использования мобильности In-App Analytics представляет собой своего рода средство тестирования профиля работы с приложением, результаты которого позволяют постоянно и целенаправленно его совершенствовать. «Для разработчика СЭД возможность применения In-­App Analytics является несбыточной мечтой, — утверждает Ирина Соколова. — Нам, безусловно, хотелось бы иметь реальные данные о том, как используются наши мобильные решения, какая функциональность востребована, а какая, возможно, избыточна. К сожалению, у корпоративных заказчиков требования в области безопасности крайне жесткие: клиенты выступают против использования подобных аналитических средств, опасаясь утечки данных».

Чтобы выразить свое отношение к важнейшему вопросу об интеграции мобильных СЭД с другими системами, мы дали отвечающим возможность отметить три независимых варианта ответов: интеграция с внутрикорпоративными системами, интеграция с популярными системами класса MDM, а также интеграция с популярными публичными online-сервисами (Google Apps, Box, DropBox и пр.). Отметив все три варианта, Виктор Сенкевич из компании PayDox прокомментировал важность информационной интеграции следующим образом: «Да, “интеграция” — это, пожалуй, ключевое слово для мобильных корпоративных приложений. Большие и сложные системы заменяются набором “аппов”, которые взаимно дополняют друг друга и взаимодействуют между собой с помощью предлагаемых платформой интерфейсов». Елена Иванова из компании «Электронные офисные системы» из этой триады отметила только два пункта, исключив из нее публичные online-сервисы. А Дмитрий Шмайлов в свою очередь утверждает: «Вопрос интеграции с публичными сервисами актуален для небольших компаний или стартапов». В «ИнтерТрасте», в принципе признавая важность интеграционного направления, уверяют, что его развитию в определенной мере препятствуют требования, которые клиенты выставляют в отношении все той же информационной безопасности.

Требования к клиенту и к себе

Последний вопрос нашей анкеты посвящен требованиям и пожеланиям, которые могут выставлять разработчики мобильных СЭД к своим заказчикам: что корпоративные клиенты должны иметь в своем арсенале или на что они должны быть готовы ради эффективного внедрения как ИТ-системы, так и самой мобильной идеологии.

Вполне ожидаемо, что большинство отметили пункт «Готовность менять устоявшиеся бизнес-процессы». «В первую очередь требуется воля руководства для перевода всех процессов на СЭД. Нужно дать специалистам уверенность в том, что такие процедуры, как согласование документов через мобильное устройство, абсолютно легитимны», — комментирует тезис о готовности бизнес-заказчика Дмитрий Шмайлов, больше, наверное, имея в виду устоявшиеся стереотипы, нежели бизнес-процессы. Все остальные предложенные варианты ответов характеризовали детальные аспекты зрелости бизнеса, которые могут рассматриваться как более или менее важные. Это, в частности, качество оказания поддержки со стороны внутреннего ИТ-персонала, опыт интеграции ИТ-систем у команды разработчиков на стороне клиента, а также готовность вкладываться в ИТ-обучение. Из совокупности полученных ответов становится ясно, что производители СЭД хотя и отмечают некоторые предложенные нами варианты как важные при переходе к мобильным версиям продукта, скорее склонны предъявлять требования к себе.

С позиций внешнего разработчика наличие внутренней команды разработки у заказчика — это скорее вред. «Апгрейд любой системы проходит намного проще, если решение остается типовым, а его развитием занимается вендор, — считает Ирина Соколова. — Что же касается обучения, то мобильное приложение по определению должно быть таким, чтобы пользователь мог самостоятельно научиться с ним работать. В комплекте поставки нашего продукта есть многостраничная инструкция, но мне неизвестны случаи, чтобы ее кто-то изучал».

Отметив лишь то, что заказчик должен быть готов менять собственные бизнес-процессы, Виктор Сенкевич говорит: «Прежде всего сами разработчики должны идти в ногу со временем и своевременно модернизировать свои системы, предлагая заказчикам выбор для работы с СЭД как с настольных компьютеров, так и с мобильных устройств разных производителей».