Электронный архив в ОМК

Децентрализованный подход к организации бухгалтерии в крупном холдинге, как правило, влечёт массу противоречий в методологии и при проведении операций между юридическими лицами. При таком подходе крайне сложно внедрить общие корпоративные принципы учёта. Поэтому в настоящее время в российском бизнесе набирает популярность решение по централизации учётных функций — так называемые общие центры обслуживания (ОЦО). Успешно функционируют "ТНК‑BP "Бизнессервис", Объединённый центр обслуживания "Гринфин" группы компаний "СУЭК", Единый центр обслуживания, "РЖД-Учёт" и другие. В Объединённой металлургической компании (ОМК) на базе ООО "ОМК-Аудит" создан общий центр обслуживания по ведению бухгалтерского и налогового учёта.

Существование ОЦО влияет на прозрачность и качество учёта, рост эффективности бухгалтерских подразделений, влечёт унификацию сервисных принципов работы с заказчиком. Снижается вероятность искажения данных, повышается их достоверность, улучшается система внутренних контролей. С 2010 года на базе ОМК-Аудит корпорацией ЭЛАР реализуется проект по созданию распределённого интегрированного корпора­тивного электронного хранилища договорной и первичной бух­галтерской документации с одновременным изменением биз­нес-процесса обработки бухгалтерских документов — системы электронного архива. В качестве основной платформы была выбрана система ЭЛАР САПЕРИОН, уже активно используемая в аналогичных проектах для компаний ОАО "СУЭК" и ТНК-BP.

Отныне документы обрабатываются в электрон­ном (оцифрованном) виде в централизованных точках приёма доку­ментов — Службах работы с заказчи­ком ("Единое окно" Учётного центра). Когда документ поступает в Службу работы с заказ­чиком, выполняются его штрихкодирова­ние (документы, распечатанные из учётных сис­тем, уже имеют штрихкоды), предварительная регистрация — внесение информа­ции о сотруднике, ответственном за данный документ, считывание штрих­кода с помощью ручного сканера для автоматического определения даты поступления. Для каждого документа сотрудниками Службы работы с заказ­чиком заполняется карточка с основ­ными атрибутами. Далее цифровой образ документа передаётся по электрон­ным каналам непосредственно сотруднику учётного центра, который и осуществляет операции в системе на основании электронных копий первичных документов. Это означает, что напря­мую из учётной системы можно просмотреть отсканированные первичные документы-основания для операции. Также скани­руются и помещаются в электронный архив договорные доку­менты, а юридическим службам предоставлен доступ в систему.

Внедрение системы в ООО «ОМК-АУДИТ» комментирует руководитель электронного архива Павел Комов.

Э.Док: Расскажите об уже реализованных этапах внедрения и эксплуатации системы электронного архива?

П.К.: Проект "Электронный архив ОМК" нельзя разделить просто на этапы. Мы постепенно охватываем всё новые юридические лица холдинга, не забывая о развитии решения и его совершенствовании. В настоящее время организовано 9 участков ввода документов, каждый производительностью от 20 до 4000 документов в день. Но количество документов не является для нас главным показателем. Количественные характеристики — это данность, а вот ключевые характеристики получаемого информационного ресурса уже целиком и полностью зависят от качества труда сотрудников Службы Единого окна и качества решения, включающего ПО и ТС, от работы службы поддержки.

П.К.: Всего сейчас у нас более 250 пользователей. Кроме сотрудников ОМК-Аудит, которые оказывают услуги бухгалтерского учёта, системой пользуется также персонал компаний, которые эти услуги получают. Наши контрагенты, аудиторы, работники госорганов также используют систему электронного архива ОМК.

П.К.: Со столов бухгалтеров исчезло ранее казавшееся привычным огромное количество бумаг. На смену многолетней привычке использования бумаги пришли возможности получения копии документа без похода в архив и поиска документа через учётную систему. В этом и состоит основная разница для рядового бухгалтера транзакционного центра при ведении учёта с электронным архивом и без него. Для бухгалтеров, которые составляют отчётность, делают подборки документов по запросам, система значительно упростила работу. На этапе подборки документов это связано с тем, что документ из электронного архива "привязан" к учётной системе. Такая привязка открывает большие возможности по конт­ролю над качеством информационного ресурса: поз­воляет отслеживать наличие оригиналов документов, сроки и полноту обработки, организовать дополнительную точку контро­ля налоговых рисков.

П.К.: Выбранная нами платформа обладает широкими дополнительными возможностями и готовыми интеграциями. И сейчас мы рассматриваем вопрос унификации процессов обработки бумажных и электронных документов, а также задачу перехода на обмен электронными счетами-фактурами. Мы также стараемся не забыть большое количество первичных документов производства. Ведь ОМК — прежде всего промышленная компания, обладающая большим внутренним производственным документооборотом. Поэтому задача перехода на обмен электронными документами для нас актуальна не только вовне, но и внут­ри ­компании.