E-room не любит простых задач

Одной из самых сложных задач в автоматизации бизнес-процессов остаётся документооборот между контрагентами. Лишь несколько лет назад стало возможным хранение и обмен юридически значимыми документами в электронном виде, а процессов согласования сложных документов между контрагентами автоматизация так и не коснулась. Для этого существовало несколько объективных препятствий, которые были преодолены с помощью решения, разработанного корпорацией ЭЛАР и внедрённого в ОАО "ОМК-аудит".

Документооборот — это едва ли не наиболее существенный элемент работы организации. Глобально его можно разделить на два направления — внутренний документооборот и внешний. В процессах внешнего — между контрагентами — можно также выделить два направления: юридически значимый документооборот (бухгалтерской "первички") и согласование документов различного характера (документов по основной деятельности, по строительству, на предоставление услуг и др.).

Для автоматизации внутреннего документооборота давно созданы мощнейшие системы ECM и BPM. Документооборот юридически значимых документов сейчас успешно автоматизируется системами ЭДО. А для автоматизации второго направления внешнего документооборота (согласования различных документов) до недавнего времени не существовало приемлемого решения. Между тем, давно назрела потребность в системе, которая позволит выполнять неформализованные процессы совместной работы с документами быстрее, а также создаст удобную среду для удалённой совместной работы со сложными документами. Ещё недавно созданию такой системы мешали две основные проблемы.

Первая заключалась в том, что задачи согласования документов между контрагентами очень часто представляют собой кейсы — процессы, которые заранее не описаны, их маршруты и роли не известны и могут изменяться и дополняться прямо по ходу процесса. Например, в процессе согласования нетипового договора между двумя контрагентами могут возникать новые документы (аналитические отчёты, справочные материалы), связанные с основным документом, которые каким-то образом должны быть учтены в системе. А в процессе согласования документов на строительство часто участвуют более двух контрагентов, например, это могут быть проектировщик, подрядчик, застройщик, организация, для которой осуществляется строительство и контроли­рующие органы. Все они вовлечены в процесс не одновременно, а подключаются по ходу, что также затрудняет автоматизацию. Классические системы автоматизации внутренних бизнес-процессов (BPM, ECM) построены на строгой формализации любых процессов работы, в том числе с документами. В них нельзя внести никаких изменений в маршрут документа, пока он находится где-то в середине этого маршрута.

Вторая проблема вытекала из территориальной удалённости контрагентов, когда появляется необходимость в пересылке документов и активной электронной переписке, проведении встреч и, в конечном итоге, удалённой совместной работе с одним документом. Такие особенности сразу накладывают на систему требования к хранению информации на внешнем сервере, к серьёзной защите информации и каналов связи и многое другое.

Сегодня существует универсальный инструмент, который решает обе описанные выше проблемы и позволяет закрыть тему автоматизации неформализованных процессов работы с документами как внутри организации, так и с внешними контрагентами — это E-room. Она приближает процесс согласования сложного документа в системе к естественному ходу обсуждения, как если бы все участники процесса находились одновременно в одном помещении. Реально же они могут находиться в любой точке земного шара, где есть выход в Интернет. Более того, в процессе согласования документа в E-room у каждого участника есть возможность временно выйти из обсуждения, если у него нет текущих замечаний по обсуждаемому блоку, или если обсуждение в данный момент не затрагивает его компетенции.

Тогда система самостоятельно оповестит, когда нужно снова подключиться к процессу (например, если появились новые замечания по нужному разделу). Не всякому предоставляется такая возможность на реальной встрече. Кроме того, в отличие от реального процесса, согласование документов в E-room полностью протоколируется (чтобы в любой момент мог быть подготовлен отчёт о ходе реализации процесса), ведётся контроль­ всех обращений к документам, сохраняются все их версии после любого изменения, все побочные документы и все их версии. Доступ к документам, а также их фрагментам предоставляется в соответствии с правами доступа ролей или отдельных сотрудников, с возможностью индивидуальной настройки, что не всегда возможно в реальном неавтоматизированном процессе.

Чтобы соответствовать нуждам внешнего документооборота, система, использующая E-room, должна быть построена на "облачном" сервисе, который может хранить фактически неограниченный объём данных и поддерживать большое количество одновременных подключений, обладать защищённостью как на аппаратном уровне, так и на уровне программного обеспечения (шифрованные каналы связи, катастрофоустойчивость, невозможность доступа к данным извне). Понятно, что такой арсенал необходим для автоматизации действительно сложных и неформализованных согласований документов, а с линейными и формализованными процессами вполне справятся классические системы, специально для этого созданные.

Е-room сегодня является новым шагом в автоматизации бизнес-процессов. Решение корпорации ЭЛАР позволяет выйти за рамки формализованных процессов, за границы бизнес-процессов внутри одной системы и одного предприятия, организовать бизнес-процессы между неограниченным числом контрагентов. С использованием E-room сроки согласования договоров сократятся, уменьшатся издержки, но кроме этого сохранится вся история работ по проекту и появится реальная возможность контроля и анализа неформализованных процессов работы с документами.