Тонны документов в ожидании оцифровки

Построение информационного общества, активно форсируемое руководством страны, повлекло не только внесение существенных изменений в законодательную базу, но и трансформацию принципов ­работы государственных учреждений. Суды, библиотеки, социальные службы, таможенные органы, архивы должны ­отвечать на запросы граждан и оказывать госуслуги в электронном виде. Россияне отныне имеют право ­запрашивать и ­получать официальные сведения и необходимые документы не простаивая в очередях, а сидя дома у своего компьютера. В частности, 1 января 2011 года вступили в силу ­изменения в Федеральный закон от 22 ­октября 2004 года № 125‑ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Среди положений — ­требование к архивным учреждениям предоставлять копии и (или) ­подлинники архивных документов, в том числе в электронном виде.

Огромный объем востребованных гражданами и организациями сведений хранится в государственных архивах. Историки не зря называют этот информационный ресурс стратегическим: он является едва ли не самым мощным в мире. Помимо федеральных и государственных архивов субъектов федерации, хранящих сотни миллионов дел, в каждом из которых могут быть десятки и сотни страниц, есть еще 2500 муниципальных архивов в городах и поселках. С запросами о подтверждении трудового стажа, службы в вооруженных силах и участии в боевых действиях, о подтверждении образования, записей актов гражданского состояния, о репрессиях и реабилитации, в т.ч. нацистских преследованиях, за генеалогической информацией россияне обращаются именно в архивные учреждения.

Свобода доступа к этим данным — острейшая проблема для пользователей, а важнейшей задачей архивов является обеспечение этого доступа, в т.ч. в связи с требованием законодательства оказывать услуги в электронном виде. Большая часть архивного ресурса существует в виде тонн бумажных ­документов, что является главным препятствием на пути решения этой задачи.

Однако переводить в электронный вид значительные объемы бумажных документов сегодня позволяют технологии промышленного сканирования. Так, в ходе проекта "Подвиг народа в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.", инициированного Министерством обороны, будут переведены в электронный вид и станут доступны более 200 тысяч архивных дел, общий объем которых — около 100 миллионов ­листов, а вес — почти 400 тонн. Уникальный ресурс открытого доступа наполняется всеми имеющимися в военных архивах документами о ходе и итогах основных боевых операций, подвигах и наградах — приказами, донесениями, директивами, докладами, планами операций, картами, схемами и другими данными. Полностью работы завершатся в 2012 году.

Государственные учреждения и организации в ближайшее время должны научиться взаимодействовать с гражданами и юридическими лицами в электронном формате. Этого требует законодательство, которое гарантирует россиянам права на доступ к информации и получение электронных госуслуг.

Еще одним примером того, как архивные документы становятся электронным информационным ресурсом, стал проект, реализующийся в Тюменской области. Этот регион стал первым субъектом Российской Федерации, в котором создали единый ресурс и систему управления архивным делом ("электронный архив") на базе органа управления и государственных архивов области. В Тюменской области только на вечном хранении в государственных архивах находится около 1,5 млн документов (порядка 35 млн листов) за период с 1604 по 1998 гг. Очевидно, что архивные документы представляют собой неоспоримую социально-правовую, историческую и культурную ценность, и в процессе реализации проекта в Тюменской области, как и "Подвига ­народа", обеспечивается бережное отношение к оригиналам.

Помимо обеспечения безопасности при переводе больших объемов документов в электронный вид государственным архивам предстоит решить ­задачу эффективного применения вновь созданных информационных ресурсов. Это особенно актуально с точки зрения подготовки ответов на запросы граждан и организаций. Необходимо переводить внушительные массивы рукописных текстов в машиночитаемый формат. Однако сделать машиночитаемым весь архивный фонд было бы невозможно — на это ушли бы ­десятилетия, поэтому активно применяется технология, позволяющая искать отсканированные документы по индексным полям.

Кроме того, уже сейчас в архивах России занимаются оцифровкой поисковых средств документов, описей и индексов, перечней дел, что должно дать возможность не только ускорить поиск, но и сделать его доступным через интернет. Так, специалисты архивной службы Тюменской области в ­настоящее время могут предоставлять в электронном виде сведения о составе и содержании, местах хранения документов Архивного фонда, оказывать гражданам государственные услуги в электронном виде.

Построенная в регионе единая автоматизированная система позволила сократить время поиска ­необходимых документов, обеспечить надежное долговременное хранение информационных ресурсов региона и оперативное пополнение новыми документами. Система "Электронный архив Тюменской области" сегодня является крупнейшей комплексной архивной информационной системой России и первым действующим решением в сфере автоматизации предоставления государственных услуг организациям и населению.

Таким образом, перед архивами стоит несколько масштабных задач: перевести в электронный вид большие объемы документов в короткие сроки, гарантировать безопасность оригиналов, распознать содержание старых и ветхих документов, переведя их в машиночитаемый формат. Опыт уже созданных на базе архивных документов информационных ресурсов свидетельствует, что для этого необходимо использовать индустриальный ­инструментарий: парк промышленного сканирующего оборудования, специальное программное обеспечение и технологии.

Кроме того, сложностью реализации таких проектов является необходимость привлечения ручного труда. Именно с его помощью "считывается" информация с ветхих документов. Качество же введения индексных данных должно проверяться многоуровневой ­системой контроля, поскольку ошибки в поисковых индексах означают, что ресурс не будет функционировать. Архивы, как и другие государственные учреждения сегодня остро нуждаются в сотрудничестве с крупными промышленными холдингами, у которых есть соответствующее оборудование, ноу-хау, технологии, отточенные годами работы, и большой штат сотрудников. При создании крупного электронного информационного ресурса госорганам следует ориентироваться на опыт таких компаний в реализации масштабных проектов.