С опорой на технологию создания и подтверждение достоверности

Мы спросили Председателя Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу Ираду Аюпову о том, как продвигается работа, используется ли в Татарстане опыт других регионов, и можно ли сказать, что практика передачи электронных документов на госхранение является успешной в субъектах РФ?

Действительно, в российских регионах сейчас очень остро встал вопрос передачи электронных документов на госхранение. Ведомства начали внедрять системы электронного документооборота (далее — СЭД) в 2004-2006 гг., то есть десять лет назад, и пришло время решить, в каком направлении системам предстоит развиваться. Когда СЭД создавались, они должны были выполнять не только функции обеспечения высокой скорости передачи информации, быстроты её обращения и оперативного принятия управленческих решений, но и были направлены на отказ от бумажных носителей информации и переход на электронные документы. Однако этого не произошло, и основной массив документов дублируется на бумаге. Связано это в том числе с тем, что законодательно определение электронного документа, учитывая всё прочие условия, не отвечает понятию собственно жизненного цикла. Цикла, который начинается созданием электронного документа в системе, а заканчивается передачей его на хранение в государственный или муниципальный архив.

Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» даёт следующее определение электронному документу: «электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах». Таким образом, к электронным документам можно отнести документы, жизненный цикл которых протекает в электронном виде, в том числе и оцифрованные копии документов, базы данных и, наверное, интернет-документы. В «Рекомендациях по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах» (ВНИИДАД, 2013) дано следующее определение: электронный документ — «документ, информация которого представлена в электронной форме».

Мы же говорим о документах, изначально порождённых в электронном виде, и исходим из того, что нам сейчас необходимо наладить процесс их приёма, сохранения и использования, с соблюдением всех требований по обеспечению их сохранности, аутентичности, целостности и достоверности на протяжении всего жизненного цикла.

Документ, который создаётся в электронном виде, проходит процедуру согласования и подкрепляется электронной подписью (ЭП). Присвоение документу номера происходит уже после того, как документ был подписан. Если номер визуализируется на образе электронного документа, можно говорить о том, что происходит разрыв ЭП. Это спорный момент в обеспечении достоверности документа.

Мы хотим запустить в СЭД процесс передачи документов с уровня активного документооборота в электронные ведомственные архивы. Будет проводиться экспертиза ценности документов, а затем осуществляться миграция из СЭД в ведомственный архив, а затем в муниципальный или государственный архив. В чём смысл этой миграции? Пока документ существует в СЭД, его достоверность подтверждается организацией, которая осуществляет документооборот. Достоверность документа, мигрировавшего в ведомственный архив, подтверждается службой делопроизводства. После передачи на госхранение — архивом.

Формализация понятия «электронный документ» и отработка подтверждения достоверности документа на всех этапах его жизненного цикла — это те задачи, которые мы планируем решить в рамках пилотного проекта в Республике Татарстан.

Существует также определённая проблематика работы с контентом, который тоже создаётся в электронном виде, но не идентифицируется в качестве электронных документов. Это сведения, содержащиеся в базах данных. Архивы Республики Татарстан принимают на хранение большой объём такого рода информации, но полной ясности в методологии подтверждения достоверности сведений пока нет.

Осмысление понятия «электронный документ» всеми участниками процесса информатизации должно опираться на технологии создания и подтверждения достоверности документа.